Hvordan skrive en ukentlig rapport (med bilder)

Innholdsfortegnelse:

Hvordan skrive en ukentlig rapport (med bilder)
Hvordan skrive en ukentlig rapport (med bilder)
Anonim

Avhengig av størrelsen på prosjektene, kan det noen ganger være nødvendig å rapportere på ukentlig basis, for eksempel i forskningsprosjekter, praksisplasser eller i handel og detaljhandel. En god ukentlig rapport skal gjøre det mulig for en leder å raskt vurdere fremdriften i prosjektet.

Trinn

Del 1 av 3: Forbered dataene dine

Skriv en ukentlig rapport Trinn 1

Trinn 1. Bestem årsaken til rapporten din

For å skrive en ukentlig rapport som er relevant for hierarkiet, må du finne ut hvorfor lederen din trenger en rapport hver uke. Siden det ikke kan være å holde deg i jobben din, må du målrette mot behovet, så kommer du ut med en kvalitetsrapport hver uke.

  • Mesteparten av tiden er formålet med en rapport å gi statusen til prosjektets fremgang, slik at de ansvarlige kan ta beslutninger basert på den.
  • For eksempel med en reservedelsvirksomhet, må sjefen lage en ukentlig salgsrapport. Denne rapporten vil bli brukt til å evaluere salg, tillate å se for lagring, vurdere priser eller vurdere kampanjer på bestemte produkter.
  • Vær oppmerksom på at det å skrive en rapport hver uke som en del av et internship eller et forskningsprosjekt lar deg, sammen med din leder eller veilederen din, se fremdriften for å nå målene og diskutere det du har oppdaget..
Skriv en ukentlig rapport Trinn 2

Trinn 2. Kjenn leserne dine

Å kjenne publikummet ditt er avgjørende for å fullføre rapporten effektivt og for at den skal svare godt på ditt behov. Vær oppmerksom på at hvis du ikke aner hvem som skal lese rapporten din, kan det hende du ikke gjør det du blir bedt om å gjøre.

  • Å vite hvem du skal henvende deg til rapporten er viktig, fordi du ikke vil behandle emnet på samme måte. For eksempel, uansett tema for debriefing, vil du ikke bruke de samme ordene for et tenåringspublikum og for en gruppe eksperter på feltet du vil dekke.
  • Ved å ha en ide om hvem som skal lese rapporten din, vil du kunne vite omfanget av deres kunnskap om emnet du dekker i den ukentlige rapporten. Hvis rapporten din omhandler en utvikling av en lov i arbeidsloven og leserne tilhører et advokatfirma som spesialiserer seg på arbeidsrett, trenger du ikke å presentere loven, og du vil kunne presentere endringene direkte som kommer. Omvendt, for det samme emnet, men med gründere som er bekymret for denne loven og hvis utvikling vil generere store endringer for deres yrke, må du gå mer i dybden på emnet.
  • Vær forsiktig, læreren din eller læreren din representerer ikke publikummet ditt, hvis du må skrive et dokument som en del av en forskning, en praksisplass eller annen øvelse for studiene dine. For å definere målet for rapporten din, se på hva som er temaet for arbeidet ditt, og ta også hensyn til studieområdet.
Skriv en ukentlig rapport Trinn 3

Trinn 3. Identifiser de viktige elementene

Publikum vil ikke lese anmeldelsen din som helhet, selv om du prøver å være kortfattet. Så du må organisere det slik at leserne dine ser de mest relevante punktene. Så legg viktige elementer i begynnelsen av rapporten for publikummet ditt å lese.

  • For en rapport om en sammenlignende studie av tre lignende produkter der du må gi konklusjonene til et selskap som ønsker å kjøpe det beste av de tre, presenterer du i begynnelsen den du synes er den mest interessante. Deretter kan du utvide i rapporten hvorfor du kom til denne konklusjonen.
  • Vanligvis gir den første siden i rapporten konklusjonene, anbefalingene eller resultatene av studien som er utført. Resten av sidene i rapporten støtter presentasjonen din på den første siden. Leserne dine vil kunne bla gjennom dem hvis de føler behov for det.
Skriv en ukentlig rapport Trinn 4

Trinn 4. Godta skjebnen som er reservert for dokumentet ditt

Vanligvis arkiveres ukentlige rapporter uten å bli lest. De er der bare for å holde oversikt over fremdriften i virksomheten. Så ikke bli fornærmet hvis arbeidet ditt ikke blir lest flittig hver uke.

  • Vær forsiktig, selv om du er klar over at rapporten din neppe blir lest, må du ikke redusere kvaliteten. Ikke vær slapp med innholdet i rapporten din. Hold deg saklig og relevant. Du må gjengi en jobb som tilsvarer oppgaven du er betrodd. Dette er et profesjonelt engasjement som du må opprettholde.
  • Til tross for at du vil være ivrig etter å skrive en rapport som står i samsvar med dine ferdigheter, må du være årvåken om elementene som sikkert vil bli lest. Så vær forsiktig med å være utilnærmelig på anbefalingene, konklusjonene eller resultatene du gir.
  • Ikke forestill deg at hierarkiet ditt ikke leser rapportene dine på grunn av mangel på interesse eller latskap. En leder vet hvordan han skal ta relevante beslutninger ved å kjenne de viktigste elementene. På grunn av dette vil en leder ikke lese en ukentlig rapport i sin helhet, men beholde den tilgjengelig. Han kan senere av en eller annen grunn bli ledet til å interessere seg mer for visse punkter.

Del 2 av 3: Strukturere rapporten

Skriv en ukentlig rapport Trinn 5

Trinn 1. Bygg på forretningsmodellen

Det er ikke uvanlig at en bedrift bruker sitt eget unike ukentlige rapporteringsformat. I tillegg er ledere uten tvil vant til å hente informasjon fra et forhåndsbestemt rammeverk. Ved å bruke et annet rapportformat kan du forstyrre den smidige driften av virksomheten.

  • Vær oppmerksom på at viktigheten av rapportformatet er synlig i for eksempel salget. En leder vil vanligvis se på grafen eller interesselinjen i den ukentlige rapporten. Hvis du bestemmer deg for ikke å følge modellen som brukes av selskapet, må folk som trenger informasjon bla gjennom den for å finne informasjonen de ønsker.
  • Finn ut av folk som kanskje vet om det er en ukentlig rapportmal, for eksempel ledende assistenter. Dermed trenger du ikke å bygge en modell. Det er veldig vanlig at selskaper allerede har en mal formatert med tabeller, skrift, marginer som allerede er etablert.
Skriv en ukentlig rapport Trinn 6

Trinn 2. Tilpass sending av rapporten

Send inn rapporten ved hjelp av passende medium. Hvis du videresender dokumentet som et vedlegg til en e -post, vil informasjonen bli presentert annerledes enn hvis du leverer en papirrapport.

  • For å sende rapporten via e -post må du sende inn et sammendrag i e -posten. På denne måten vil alle som åpner e -posten umiddelbart bli informert om innholdet i vedlegget. Sistnevnte vil bare bli åpnet av de som ønsker å lese rapporten.
  • For presentasjon av en papirrapport vil den første siden være svært viktig for å kunne vite hva den er og for dens klassifisering. Den må presentere en tittel, til og med noen indikasjoner som en dato, navnet på redaktøren og antall sider.
  • Uansett hvordan du sender rapporten, må du skrive forfatterens navn på den første siden, siden sider fra to rapporter kan blandes sammen på skriveren. Paginering bør være tilstede, for eksempel "X of Y" slik at enhver leser kan sikre at de har alle sidene i rapporten.
  • Det er viktig at du tydelig identifiserer navnet på forfatteren, emnet, den aktuelle uken og pagineringen på hver side. Du kan for eksempel skrive inn denne informasjonen i overskriften på rapportsidene.
Skriv en ukentlig rapport Trinn 7

Trinn 3. Skriv et sammendrag

I begynnelsen av rapporten skriver du et sammendrag som ikke er mer enn to avsnitt langt. Husk å bruke setninger for å fremkalle hver av delene i rapporten. Normalt, hvis du gjør oppsummeringen din bra, vil en leder, når du leser den, kunne foreta passende tiltak uten å måtte lese sammendraget.

  • Sammendraget må være enkelt og saklig for at hver leser raskt skal ha en god forståelse. Ikke prøv å bruke for spesifikke ord, selv om menneskene du snakker med skal forstå dem.
  • Skriv sammendraget når du er ferdig med å skrive rapporten i detalj. Du kommer til å fortelle meg at det er vanskelig å oppsummere noe som ennå ikke er skrevet. Imidlertid kan du bli fristet til å bruke elementene i skriveplanen din som et sammendrag. Ikke gjør det ! Elementer kan endres i løpet av utkastet.
Skriv en ukentlig rapport Trinn 8

Trinn 4. Organiser de forskjellige delene av rapporten

Så snart du forstår hva som er rammen for å skrive rapporten din, utvikle planen i henhold til overskriftene i rapporten, vil dette gi deg bedre oversikt over skriving av dokumentet ditt.

  • Kontroller overgangen fra en del til en annen i rapporten. Du må enkelt kunne bytte fra en del til en annen. Leseren bør ikke miste tråden i demonstrasjonen din. Skriv til slutt dokumentet ditt med tanke på publikummet du har identifisert.
  • Normalt bør du ha i rapporten: en syntese, en introduksjon, anbefalinger, resultater, debatter og konklusjoner. Du kan også ha en liste med referanser og vedlegg til mer presise omrisselementer, når det er nødvendig. Hvis dokumentet er langt, må du inkludere en innholdsfortegnelse. Imidlertid bør en ukentlig debriefing ikke være for lang.
  • Vær oppmerksom på at hver del av rapporten din skal omhandle et eget emne. Avsnittene som utgjør en del inneholder hver en idé. Så for en del som viser smarttelefonene som tenåringer kjøper, kan du ha et avsnitt for hvert telefonmerke. Du kan ha to underdeler med en for gutter og en for jenter. Vurder å sette eksplisitte titler for hver av underseksjonene. Lag deretter avsnitt etter merkene for jenter og gutter.
Skriv en ukentlig rapport Trinn 9

Trinn 5. Skriv en første forside

Avhengig av rapportens lengde kan det være nyttig å skrive en første side med tittel, navn, funksjon og dato, eller til og med en liten beskrivelse av formålet med denne rapporten. Dette gjelder langt samleie, for de minste er det ikke nødvendig å gjøre det.

  • Vær oppmerksom på at en første side med tittelen, navnet ditt og andre identifiserende elementer er der for å lette arkivering. Denne informasjonen på forsiden av rapporten er derfor ikke et sammendrag av innholdet.
  • Sjekk om det er et standardformat for dekning i din bedrift for ukentlige rapporter. Hvis det er en type første side, bruk den.
  • Ha i det minste på forsiden din en eksplisitt tittel, navnet ditt og de som deltok i utviklingen av denne ukentlige rapporten, navnet på selskapet må også vises der, samt en dato som må være den på dagen for skriving eller overføring av rapporten.

Del 3 av 3: Bruk hardtslående formler

Skriv en ukentlig rapport Trinn 10

Trinn 1. Identifiser de forskjellige seksjonene

Navngi hver del og deldel eksplisitt, dette er en stor hjelp for leserne dine. Du lar publikum raskt finne den delen som interesserer dem i den ukentlige rapporten din.

  • Skriv meningsfylte, men kortfattede titler for de forskjellige seksjonene og underseksjonene. Det vil være til stor hjelp for leserne dine.
  • Hvis rapporten viser kjøp av smarttelefoner, kan du for eksempel ha en seksjon for menn, kvinner og tenåringer. I hver av disse tre delene vil du kunne opprette underseksjoner om kjøpstid, trender og de mest populære merkene.
  • Behold den samme skrivestilen for alle titlene dine. Hvis du har delen for menn som har tittelen "Kjøp lunefulle menn", kan du ha "Kjøp lunefulle kvinner" for delen som gjelder kvinner. Ikke skriv for eksempel tittelen "Kjøp kvinnelig sex" for delen om dem.
Skriv en ukentlig rapport Trinn 11

Trinn 2. Vær forståelig og edru i ordene dine

Skriv korte, tilstrekkelige setninger som er organisert rundt et emne etterfulgt av et verb og et komplement. Leserne dine vil se at du er kjent med emnet i rapporten din og vil ha tillit til konklusjonene og anbefalingene dine.

  • Når du er ferdig med å skrive dokumentet, les det på nytt og fjern alt som ikke er nyttig. Sørg for at hver handling har en skuespiller. For å være sikker på at du ikke har glemt en pilot for hver operasjon, spør deg selv hvem som gjør hva for hver setning som fører til en handling.
  • Eliminer unødvendige gjentakelser og unødvendige gjentakelser som "for", "for" eller "bruk av".
  • Denne måten å skrive på kan virke uinnbydende for deg. Innse at formålet med rapporten ikke er å distrahere, men å rapportere ukentlig om et emne slik at publikum kan ta beslutninger.
Skriv en ukentlig rapport Trinn 12

Trinn 3. Vær ærlig og saklig i det du skriver

Når du inkluderer anbefalinger i rapporten, må du kontrollere at de er basert på verifiserte og verifiserbare fakta. Ikke gi råd om et personlig inntrykk, men om spesifikke fakta i ord som ikke får leseren til å tvile.

  • Ikke bruk ord, adjektiv og uttrykk som kan påvirke negativt eller positivt. Bygg på fakta.
  • For eksempel kan du ha en ukentlig rapport som du skriver om smarttelefonsalget til butikken din som er en del av et butikknettverk. I rapporten din kan du gi en anbefaling om at en av selgerne dine blir forfremmet. Du kan gjøre dette ved å ikke lede ting på grunnlag av et følelsesmessig aspekt som "hun er veldig hyggelig mot kundene", som er subjektivt. Presenter verifiserbare fakta som "Hun har hatt de beste salgstallene på over et år" for å støtte ditt forslag.
Skriv en ukentlig rapport Trinn 13

Trinn 4. Bruk kraftige verb

Når du skriver rapporten, bør du vurdere å bruke handlingsverb når det er nødvendig for å gjøre det klart at dette er en handling. Fokuser på å bruke sterke verb som gjør det klart at dette er en handling.

  • Foretrekk effektive verb som "bruk" i stedet for "bruk" for å presentere en handling som skal gjøres.
  • Verben som fører til en refleksjon brukes, som verbene, til å tro, å se for seg, å tenke, å vite. Imidlertid er deres innvirkning svakere enn et handlingsverb. I noen tilfeller vil det være mer interessant å gå tilbake til den tankebaserte setningen din, for eksempel "Jeg tror salget kommer til å bli høyere på slutten av året." Skriv i stedet: "Ser du på tallene for de tre siste årene, vil salget være høyere de to siste månedene i året." Sørg for å basere ordene dine på harde fakta.
  • Søk etter å ha skrift som tar handling. Korrekturles rapporten din og fjern så mange preposisjoner og ord som slutter på "ion" som mulig, som du kan erstatte med handlingsverb. Dermed kan "konsensus av mening" erstattes av "konsensus" og akkurat som "beskytte" er mer interessant enn uttrykket "gir beskyttelse".
Skriv en ukentlig rapport Trinn 14

Trinn 5. Unngå å bruke den passive stemmen så mye som mulig

Når du bruker den passive stemmen, tilslører du skuespilleren og bringer handlingen frem. Avhengig av konteksten (diplomatisk, politisk), er den passive stemmen en fordel. Dette resulterer imidlertid i en mindre klar tekst som fører til en del forvirring.

  • Vet at den aktive stemmen tillater å markere aktøren i en handling som er utført, og i en lesers øyne er piloten til en handling tydelig identifisert. For å få en bedre ide, ta for eksempel en avisartikkel om redning av et barn fra drukning. Hvis informasjonen presenteres slik: "Barnet som hadde våget seg for langt, kunne ikke komme seg tilbake til stranden. Båret bort av strømmen ble han fort sliten. Til slutt ble han reddet fra en truende drukning. " I denne delen forstår vi at barnet ble frelst, men vi vet ikke hvem som utførte denne handlingen. Ved å endre den siste setningen, som følger: "til slutt reagerte badevakten, Pierre Kicoul, raskt og gikk for å lete etter barnet før han druknet", kan vi umiddelbart se hvem som er forfatteren til tapperhetshandlingen.
  • Vær oppmerksom på at den aktive stemmen er viktig for å presentere handlinger som kan ha negative effekter. Hvis du merker at det har skjedd feil i rapporten din, vil lederen som leser den, kjenne gjerningsmannen, slik at han kan omdøpe ham om nødvendig. Legg merke til at hvis det var du som gjorde en feil, er det på moten å si det. I tillegg er det kjent at enhver feil som er sagt er halvt tilgitt.
  • Hvis du vil undertrykke setninger som er i den passive stemmen, kan du finne verbene "å være" og deretter bestemme handlingen i setningen. Identifiser deretter skuespilleren og omformuler setningen for å markere ham.
Skriv en ukentlig rapport Trinn 15

Trinn 6. Bruk den beste presentasjonen basert på informasjonen

I en rapport er det en god idé å bruke tabeller eller grafer for å formidle viss informasjon. Denne måten å kommunisere om data på er ofte mye mer effektiv enn et avsnitt som introduserer dem.

  • Ta det riktige visuelle verktøyet i rapporten for å presentere ting for publikummet ditt, og det bør være et av målene å oppnå når du skriver rapporten.
  • Du kan for eksempel bruke et histogram for å illustrere utviklingen av smarttelefonsalget for den samme uken, men over forskjellige år. For leseren vil informasjonen gitt i grafisk form være mye lettere å forstå enn hvis du hadde presentert den i en tabell der de burde ha gått gjennom tallene for å se forskjellene. Mens grafen lar deg se situasjonen med en gang.
  • Forstå at vi alle er utsatt for å fange visuelle elementer raskere når de blir presentert godt. Sørg for at dataene er godt presentert og riktig plassert på sidene. Bruk bare diagrammer og tabeller når de støtter konklusjonene og anbefalingene dine.
Skriv en ukentlig rapport Trinn 16

Trinn 7. Ikke bruk buzzwords

Avhengig av bransjen eller arbeidsplassen er det sjargong eller uttrykk som ofte brukes. Ikke prøv å gjenta dem i rapporten din, de vil ikke på noen måte hjelpe til med å formidle budskapet du vil formidle i den ukentlige rapporten.

  • Lag en liste over ord som vanligvis brukes i din bransje. Når du er ferdig med å skrive rapporten, søker du etter disse ordene i rapporten for å erstatte dem når de er nyttige.
  • Tenk på publikummet ditt. Hvis du bruker for mange hippe ord, betyr det ikke nødvendigvis at du er kunnskapsrik om bransjen din. Det kan til og med være motsatt. Vær oppmerksom på at ledere som ofte er eldre enn du har sett mange buzzwords komme og gå. Så det er best å unngå å bruke ord som ikke viser din verdi og som kan få deg til å se lat ut eller prøve å vise deg frem.
  • Vær forsiktig så du ikke bruker altfor fancy ord. Uansett spesifisitetsnivå eller teknikalitet i bransjen din, hold det enkelt og tydelig. Så, for en rapport om utviklingen av en lov, ikke bruk alle de juridiske begrepene i dokumentet ditt.
Skriv en ukentlig rapport Trinn 17

Trinn 8. Korrekturlese

Husk å fullføre rapporten tidlig nok til å ha tid til å gå gjennom den. Hvis du har mye grammatikk og skrivefeil, i tillegg til å forvirre leseren, vil du reflektere dårlig over deg selv.

  • Bruk tekstbehandlingsprogrammets stave- og grammatikkontroll, men ikke forvent at den vil rette opp alle feil. Dette verktøyet kan fortsatt forbedres. Den vil utelate skrivefeil, for eksempel "mandel" i stedet for "fin" (homofon).
  • Korrekturles fra slutten av rapporten tilbake til begynnelsen. Denne teknikken vil hjelpe deg med å oppdage feil som du kanskje ikke ser i den andre retningen på grunn av fortrolighet med emnet. Du kan utelate ord som hjernen din ville gi deg når de ikke er i teksten. Denne korrekturlesingsteknikken kan bidra til å lindre slike problemer.
  • Les dokumentet høyt. Når du leser rapporten på denne måten, vil du kunne se om det er deler som er vanskelig å lese, eller at setningen ikke gir ideen slik du hadde forestilt deg. Leserne dine vil oppleve det samme problemet, så omarbeid disse delene for å "høres bedre ut".

Populær etter emne