Hvordan skrive en arbeidsrapport (med bilder)

Innholdsfortegnelse:

Hvordan skrive en arbeidsrapport (med bilder)
Hvordan skrive en arbeidsrapport (med bilder)
Anonim

Selv om det kan virke vanskelig, kan det være mye lettere å skrive en arbeidsrapport enn du tror. Profesjonelle rapporter brukes ofte for å forklare fremdriften i et prosjekt eller for å formulere konklusjoner og anbefalinger om et problem på jobben. For å skrive et effektivt dokument må du først vurdere målet, målgruppen, forskningen og budskapet som skal formidles. Skriv det deretter i et typisk styringsrapportformat. Til slutt må rapporten revideres for å gjøre den effektiv.

Trinn

Del 1 av 3: Forbered deg på å skrive rapporten

Skriv en arbeidsrapport Trinn 1

Trinn 1. Bestem målet og emnet for rapporten

I mange tilfeller vil du bli bedt om å skrive en rapport. Målet eller emnet vil sannsynligvis være i forespørselen. Tenk deg meldingen du vil få frem hvis du er usikker på et bestemt emne eller mål. Et annet alternativ er å søke avklaring fra din leder eller veileder.

Målet ditt kan for eksempel være å analysere et problem i selskapet, forklare resultatene av et prosjekt du var involvert i, eller å gi veilederen en oversikt over fremdriften i arbeidet ditt

Skriv en arbeidsrapport Trinn 2

Trinn 2. Velg en tone og et språk som passer for publikum

Tenk på hva publikummet ditt allerede vet, samt hvilket språk som vil være mest passende. Når du skriver en arbeidsrapport, er begrepene som brukes vanligvis mer tekniske enn når de henvender seg til allmennheten.

  • Hvem skal lese rapporten? Nevn alle som kan bruke dokumentet ditt.
  • Inkluder all nødvendig informasjon slik at selv den mindre informerte leseren kan forstå om dokumentet er beregnet på forskjellige typer lesere. Overskrifter bør imidlertid brukes for hver seksjon slik at mer sofistikerte lesere kan hoppe over informasjon som de finner overflødig. Det er også mulig å inkludere seksjoner for hver målgruppe for å løse deres spesifikke bekymringer.
Skriv en arbeidsrapport Trinn 3

Trinn 3. Legg til forskning og støttemateriale hvis mulig

Legg ved dokumentene som brukes for å komme til konklusjoner eller utvikle anbefalinger i rapporten. Ikke bare kan du konsultere disse dokumentene under forberedelsesfasen, men du må kanskje legge dem til vedleggene i rapporten. Her er noen typer dokumenter som du kan vurdere under forberedelsesfasen:

  • økonomisk informasjon;
  • malerier;
  • grafikk;
  • statistikk;
  • undersøkelser;
  • spørreskjemaer;
  • intervjuer med kolleger, eksperter, klienter, etc.
Skriv en arbeidsrapport Trinn 4

Trinn 4. Gjennomgå fremdriften for en fremdriftsrapport

Når denne typen dokumenter er godt skrevet, gir den en oversikt over arbeidet du har gjort, hva du skal gjøre videre og fremdriften i prosjektet. Tenk på det som et svar på spørsmål folk måtte ha om prosjektet ditt. Her er noen punkter å inkludere i rapporten.

  • Har omfanget av prosjektet endret seg?
  • Hvilke oppgaver er fullført siden forrige fremdriftsrapport?
  • Hva blir de neste oppgavene?
  • Er du i stand til å fullføre prosjektet i henhold til planen? Hvis ikke, hvorfor?
  • Hva er hindringene du møter, og hva planlegger du å gjøre for å overvinne dem?
  • Hva lærte du som var nytt denne måneden?
Skriv en arbeidsrapport Trinn 5

Trinn 5. Beskriv innholdet i rapporten

Skriv ned ideene dine i form av en oversikt for å hjelpe til med å strukturere dokumentet. Når du skisserer, kan du lage overskrifter for å organisere ideene dine. Planen trenger ikke å være altfor organisert eller godt utviklet, ettersom den kun er til personlig bruk.

  • I de fleste tilfeller er det først nødvendig å angi resultatene og konklusjonene eller anbefalingene. Forklar deretter hvordan du kom dit, og begrunnelsen som er brukt.
  • Forklar prosessen og begrunnelsen i god tid før du kommer til en kontroversiell konklusjon eller anbefaling, slik at publikum kan forstå hvorfor du kom på ideen.

Del 2 av 3: Skriv en arbeidsrapport

Skriv en arbeidsrapport Trinn 13

Trinn 1. Bruk et deksel eller flyleaf

Forsiden må angi navnet på rapporten på en egen linje etterfulgt av datoen for innsending. Angi navnene på alle forfatterne på en annen linje. Skriv deretter inn navnet på selskapet på en ekstra linje.

  • I noen tilfeller er det mulig å legge ved et følgebrev til dokumentet som forklarer hvorfor du skrev det, innholdet i det og hva du mener bør gjøres. Denne tilnærmingen er mest vanlig for rapporter som har tatt for lang tid å utarbeide eller som krever ytterligere forklaring før leseren ser på dem.
  • Hvis du skriver en fremdriftsrapport, må du inkludere navnet ditt, navnet på dokumentet og datoen og perioden for rapporten på en forside. Hvert element må vises på en egen linje. For hver linje kan du skrive "navn", "prosjektnavn", "dato" og "rapportperiode" eller bare liste opp informasjonen.
  • Spør lederen din om det er spesifikke anbefalinger for formatering av dokumentet. Han (hun) er din beste kilde for å utarbeide rapporten riktig.
Skriv en arbeidsrapport Trinn 14

Trinn 2. Skriv et sammendrag med detaljert informasjon

Lag din begrunnelse, konklusjoner og anbefalinger. Dette lar leseren forstå hovedpunktene i rapporten uten å måtte lese hele innholdet. Det er ikke nødvendig å gi en detaljert forklaring, men leseren bør forstå innholdet i rapporten. Den skal være mellom en halv side og en side lang.

  • Det er ikke nødvendig å oppsummere hele dokumentet. Bare fokuser på de viktigste ideene, for eksempel de viktigste anbefalingene eller konklusjonene.
  • Forlat denne delen hvis du skriver en fremdriftsrapport.
Skriv en arbeidsrapport Trinn 15

Trinn 3. Lag innholdsfortegnelsen som viser innholdet i rapporten

Angi seksjonstitlene i innholdsfortegnelsen, samt sidetallene der seksjonene begynner. Dette gjør det enkelt for leseren å bla gjennom innholdet og finne informasjonen de trenger.

  • Bruk overskrifter og titler for hver seksjon for å gjøre rapporten lett å lese.
  • Det er vanligvis ikke nødvendig å inkludere en innholdsfortegnelse i en fremdriftsrapport, med mindre lederen foretrekker at du gjør det. Du bør imidlertid inkludere titler og overskrifter for hver seksjon for å gjøre det lettere for leseren å navigere i rapporten din.
Skriv en arbeidsrapport Trinn 16

Trinn 4. Skriv en introduksjon for å skissere dokumentet

La leseren vite hva som motiverte deg til å skrive denne rapporten. Oppsummer konteksten og forklar målet ditt. Forvent spørsmålene du vil svare eller problemet du vil løse. Spesifiser omfanget og utvikle en innholdsplan.

  • Innledningen trenger ikke være lang. Vær direkte og saklig, slik at leseren forstår konteksten og hensikten uten lange forklaringer.
  • Skriv en introduksjon på to til fire avsnitt.
  • Hvis dette er en fremdriftsrapport, bør introduksjonen bare være ett eller to avsnitt langt. Det bør oppsummere prosjektet og resultatene du håper å oppnå. Du kan også gi en oversikt over arbeidet du har gjort og hva du planlegger å gjøre videre.
Skriv en arbeidsrapport Trinn 17

Trinn 5. Forklar dine konklusjoner eller resultater

Gi en oversikt over alle undersøkelser eller evalueringer du har utført i forhold til prosjektet. Diskuter og tolk deretter funnene dine og hvordan de forholder seg til emnet i rapporten.

  • I de fleste tilfeller inneholder denne delen et innledende avsnitt og en liste over konklusjoner.
  • Her er et eksempel på en konklusjon: “1. Befolkningen vår blir eldre, noe som utgjør en større risiko for våre klienters helse. "
  • I en fremdriftsrapport vil det ikke være noen resultater eller konklusjoner å presentere. I stedet kan du liste prestasjoner eller oppgaver som er utført i delen etter introduksjonen. En annen tilnærming er å skrive et kort avsnitt med to til fire setninger i dette emnet. Imidlertid er en liste ofte tilstrekkelig. Skriv noe slikt: "Et beløp på € 200 ble samlet inn for å betale for festivalteltet", "Firma X ble kontrakt for å administrere planleggingen av festivalen" og "det ble gjennomført undersøkelser blant 1500 innbyggere for å samle informasjon fra publikum".
Skriv en arbeidsrapport Trinn 18

Trinn 6. Lag anbefalinger for hva du skal gjøre videre

Anbefalingene skal forklare hva som vil skje i fremtiden. Angi i noen få setninger problemene løsningene vil løse og hvordan de forholder seg til konklusjonene. Etter at du har skrevet dette avsnittet, presenterer du anbefalingene som en nummerert liste, hver med et verb. Ranger anbefalingene i rekkefølge etter betydning.

  • Skriv noe sånt som: “1. Tren alle ansatte i hjerte- og lungeredning. "
  • Når du skriver en fremdriftsrapport, list opp følgende oppgaver eller mål du planlegger å oppnå i neste periode. Her er noen eksempler: “velge leverandører til festivalen”, “godkjenne designarbeid” og “bestille reklameplakater”.
Skriv en arbeidsrapport Trinn 19

Trinn 7. Diskuter prosessen og resonnementet som er brukt

Forklar hvordan du nærmet deg problemet, spørsmålet eller problemet. Gjennomgå funnene og forklar deretter hvordan de fører til anbefalingene. Organiser diskusjonen i forskjellige overskrifter med titler som tydelig angir innholdet i hver seksjon for leseren.

  • Dette trinnet kan inneholde en mer grundig diskusjon av forskningen og evalueringene som er utført.
  • Denne delen skal være den lengste i rapporten.
  • Vennligst utelat denne delen hvis du skriver en fremdriftsrapport. Nevn i stedet hindringene du møtte under prosjektet, og hvordan du overvant dem. Slik kan det se ut: “Mange intervjuobjektene returnerte ikke undersøkelsen fordi den ikke var forhåndsfranket. Vi vil senere inkludere fraktkostnader i våre undersøkelser eller gi respondentene muligheten til å gjennomføre undersøkelsen digitalt. "
Skriv en arbeidsrapport Trinn 20

Trinn 8. Liste opp alle referanser som brukes til rapporten

Disse kan inkludere avisartikler, intervjuer, undersøkelser, presseartikler, statistiske resultater, spørreskjemaer og annen relatert informasjon. Siter disse referansene på slutten av rapporten, og navngi siden "Referanser".

  • Med mindre annet er angitt, bruk APA -stil for profesjonelle rapporter.
  • Du kan hoppe over denne delen hvis du skriver en fremdriftsrapport.
Skriv en arbeidsrapport Trinn 21

Trinn 9. Oppgi vedlegg for noen dokumenter

Disse inkluderer undersøkelser, spørreskjemaer eller e -post. Ikke alle forretningsrapporter trenger vedlegg. Du kan imidlertid inkludere dem hvis du vil at leseren skal ha en ide om dokumentene du brukte som referanse eller tilleggsinformasjon som kan hjelpe dem til å bedre forstå emnet eller resultatene. Navngi hvert vedlegg med en egen bokstav.

  • For eksempel kan du skrive "Vedlegg A", "Vedlegg B" og "Vedlegg C".
  • Du trenger ikke å inkludere denne delen hvis du skriver en fremdriftsrapport.
Skriv en arbeidsrapport Trinn 12

Trinn 10. Skriv en kort konklusjon som oppsummerer resultatene eller fremdriften

Du trenger kanskje ikke å konkludere, men å skrive en kan være en god måte å oppsummere innholdet i dokumentet. Begrens konklusjonen til tre eller fire setninger, og oppsummer informasjonen som presenteres i rapporten.

Du kan skrive noe slikt: "Planleggingsprosjektet for kunstfestivalen går etter planen og vil bli fullført etter planen. Vi har fullført 90% av de planlagte aktivitetene og fokuserer nå på å kjøpe utstyr. Prosjektet byr ikke på store vanskeligheter, men eventualitet er mulig i fremtiden. "

Del 3 av 3: forbedre kvaliteten på rapporten

Skriv en arbeidsrapport Trinn 6

Trinn 1. Bruk veldefinerte overskrifter for å orientere leseren

Lag direkte og objektive overskrifter. Leseren bør vite nøyaktig hva rapporten inneholder.

  • Slik kan overskriftene se ut: Introduksjon, fullførte oppgaver, mål for neste kvartal, hindringer og løsninger og konklusjon.
  • Tilpass overskriftene for å matche informasjonen i rapporten.
  • For en fremdriftsrapport vil leseren sannsynligvis være din veileder, dine ansatte eller dine kunder.
Skriv en arbeidsrapport Trinn 22

Trinn 2. Bruk direkte og enkelt språk for å formidle ideene dine

En arbeidsrapport trenger ikke nødvendigvis å bestå av komplekse ord eller svært forseggjorte setninger. Bare overfør meldingen til leseren. Uttrykk ideene dine med så enkle ord som mulig, og gå rett til poenget.

Skriv: "inntektene økte med 50% i fjerde kvartal", i stedet for "inntekter økte med 50% for å generere store gevinster i fjerde kvartal. "

Skriv en arbeidsrapport Trinn 23

Trinn 3. Vær konsis for å holde dokumentet så kort som mulig

Å skrive mer enn du trenger, kaster bort tiden din og leserne. Prøv å fjerne bagatellene og komme til poenget.

  • Det er godt å huske at noen rapporter kan være lange og dekke mye informasjon. Prøv imidlertid å være konsis.
  • Du kan skrive noe sånt som, "Omsetningen økte i siste kvartal etter at salgsteamet implementerte et telefonsøkingssystem", i stedet for "vi så en økning Inntektene økte i siste kvartal av salget ettersom vårt talentfulle og dedikerte team begynte å søke potensielle kunder på telefon for å tilby dem flere produkter. "
Skriv en arbeidsrapport Trinn 24

Trinn 4. Uttrykk ideer på objektivt og upartisk språk

Fokuser på fakta og la leseren trekke sine egne konklusjoner ut fra et objektivt syn på emnet. Selv om du kan komme med anbefalinger om hvordan du kan overvinne et bestemt problem, ikke prøv å vekke følelser hos leseren for å overtale dem. La ham lage sine egne ideer og meninger basert på et objektivt syn på fakta.

I stedet for å skrive: "Ansatte som føler seg ekskludert er deprimerte, noe som får kontoret til å føle seg som en livløs maskin", kan du skrive: "Ansatte som har lavere produktivitet enn andre sa å føle seg ekskludert. "

Skriv en arbeidsrapport Trinn 25

Trinn 5. Unngå å bruke slang og første person entall

Det kan være hensiktsmessig å bruke det personlige pronomenet «I» i en fremdriftsrapport hvis du skriver om et prosjekt du jobber med alene. Ellers må du ikke bruke første person entall eller annen slang i en arbeidsrapport. Imidlertid kan ordet "du" brukes når du henvender deg til leseren.

Opprettholde fagspråk gjennom rapporten

Skriv en arbeidsrapport Trinn 26

Trinn 6. Se etter feil

Stave- og grammatikkfeil kan utfordre profesjonaliteten din.Det er viktig at du leser hele dokumentet for å sikre at det ikke er skrivefeil, stavefeil eller misbrukte ord. Det er best å lese rapporten minst to ganger.

  • Få noen andre til å korrekturlese for deg, hvis det er mulig, da det er vanskeligere å oppdage dine egne feil.
  • Hvis mulig, gi deg selv minst 24 timer før du går gjennom dokumentet.

Råd

  • Når du har skrevet din første arbeidsrapport, kan du bruke den som en mal for dine fremtidige dokumenter.
  • Arbeidsplassen din kan ha en profesjonell rapportmal. Snakk med lederen din for å finne ut om du kan bruke en av disse malene.
  • Bruk en eksisterende rapport fra selskapet du jobber for som referanse for formatering. Sjekk kontorrekordene eller be en kollega eller veileder om en kopi av en eksisterende rapport.

Populær etter emne